Additional Information

Scholarship Processing by Departments

Steps by Department

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Step 1: 成本中心或项目号是否已经设置了奖学金预算项目

Step 2: Complete the Scholarship Criteria Form and send it to brenda.cowart@jakekaplans.net. 

Download Criteria Form

Step 3: 通过IT支持中心请求访问Banner月度活动文件夹/获得访问权限! / Request Access / Category: IT Resources / Resource: File Share(s) / Description: Please give access to UTPA myshares-> Banner Monthly Activity

Steps by Scholarship Team

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第四步：允许部门员工参加奖学金合规培训

第五步：在学生系统中设置奖学金（Banner）.

最后的步骤6：授予部门访问奖学金获得者表格. 奖学金团队将提供一般的培训，以形成和概述如何工作.

Important

• 各院系必须将学生奖学金申请附在所有赞助项目的奖学金获得者表格上.
• 我们建议各院系使用Banner月度活动文件夹中的学生详细活动来确认奖项并与PeopleSoft对账.

Scholarship Compliance Training

All Scholarship Committee Members, Account Managers, 奖学金会计必须每年完成奖学金合规培训. 这项培训是为了审查在颁发奖学金和截止日期时要考虑的最重要和最关键的方面.

Visit Scholarship Compliance Training Website

Should you need access please contact Brenda Cowart at brenda.cowart@jakekaplans.net or via phone at 956-665-5340.

Online Scholarship Recipient Form

为了让奖学金办公室处理任何奖学金, 学生奖励信息和账户必须使用奖学金接受者表格以电子方式发送. 用户将无法登录，直到他们目前与奖学金合规培训.

Visit Online Scholarship Recipient Form Website

Stipend Payments

Should the Stipend be Processed as a Scholarship or Not?

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Per IRS guidelines, a scholarship is generally an amount paid or allowed to, 或者是为了帮助学生在教育机构学习.

Scholarship recipients SHOULD NOT 被要求提供服务以换取奖学金，包括继续学习的要求, research, 或其他主要为德克萨斯大学里奥格兰德河谷分校提供的服务.
服务的例子包括文书、教学、研究、辅导等. 奖学金不应用来代替工资.
If a student is required to perform a service, 他们应该通过雇佣备忘录得到补偿.

Below are some examples to help make a determination.

• Non-Compensatory (Unearned)
  • 赌博平台学生获得经济支持，仅为其学位所需的论文进行研究. 这项研究不是为了，也不会给教员带来任何好处.
  • 参加与研究生学习直接相关的会议的学生将获得一笔津贴. No work is performed
  • As part of a degree program, 赌博平台的学生将获得报酬，参加一个外部组织的暑期实习项目，在那里他将专注于学习研究技术. 他不会为外部组织提供服务，而是扮演学习的角色.

Response: In this case, 奖学金应通过奖学金办公室作为学生经济援助计划的一部分进行处理.

• Compensatory (Earned)
  • 一位教员正在研究一个项目，并付钱给一位协助研究的学生. Student participation is not a degree requirement. If the student was not assisting with the research, 教职员工将不得不雇佣其他人来做这项工作，或者自己做.
  • 参加教员会议的学生可以获得津贴, arrange seating, mail invitations, and provide chauffeur service to/from hotels.
  • 学生作为实习生在赌博平台部门提供研究援助. 没有专门设计的课程来培训学生，作为他们学位要求的一部分. The student is providing a needed service.

Response: 在这种情况下，它将被视为应税收入，需要通过Payroll进行处理.